A partir del 1 de enero de 2024, la LSO (Law Society of Ontario) implementará nuevas directrices que reconfigurarán el panorama de la verificación virtual de la identidad de los clientes. Este artículo pretende proporcionar una comprensión global de estos cambios transformadores y ofrece una guía para ayudarle a tomar una decisión informada al asociarse con un proveedor para las necesidades de su organización. Para sentar las bases, es esencial enmarcar la conversación sobre la verificación virtual de la identidad del cliente en el ámbito más amplio de los procedimientos de verificación de la identidad del cliente.
Métodos de verificación de la identidad del cliente
El Reglamento 7.1 de la LSO define cuatro métodos fundamentales para que los titulares de licencias verifiquen la identidad de sus clientes:
1. Verificación en persona: Los titulares de licencias que opten por la verificación en persona utilizando un documento de identidad con fotografía expedido por el gobierno deben examinar rigurosamente el documento de identidad, asegurándose de que cumple los criterios de autenticidad, conserva su validez y sigue estando actualizado.
2. Técnicas de verificación virtual:
(a) Método del expediente de crédito: Los licenciatarios pueden bucear en el expediente de crédito de un individuo que se encuentre dentro de las fronteras canadienses. Este archivo no solo debe haber existido durante un mínimo de tres años, sino que también debe coincidir con el nombre, la fecha de nacimiento y la dirección que el individuo comparte.
(b) Método de doble proceso: En este caso, el licenciatario puede consolidar la identidad recurriendo a dos fuentes de información distintas:
(i) Una fuente fiable que proyecte el nombre de la persona junto a su dirección residencial
(ii) Otra fuente fiable que revele el nombre de la persona junto con su fecha de nacimiento.
(iii) O, cualquier información que verifique el nombre del individuo y confirme su afiliación a una institución financiera, ya sea una cuenta de depósito, tarjeta de crédito u otras formas de cuentas de préstamo.
(c) Verificación basada en agentes: Los titulares de licencias no están limitados a la verificación personal; pueden ampliar su alcance incorporando a un agente. Sin embargo, esto requiere un acuerdo por escrito entre el licenciatario y el agente. El licenciatario debe estar convencido de que el agente ha cumplido todos los requisitos de verificación y de que los datos obtenidos son válidos y están actualizados.
(d) Verificación virtual basada en la autenticación: Se trata de aprovechar las soluciones tecnológicas más avanzadas para la identidad mediante la autenticación de los documentos de identidad del cliente.
Este artículo se centra en la selección de un proveedor para su proceso de verificación virtual basado en la autenticación.
Historia: El camino hacia los actuales protocolos de verificación virtual
La oleada inicial de verificación virtual, que no exigía la autenticación de documentos de identidad, encontró sus raíces en la rápida respuesta de la LSO a COVID-19.
Los titulares de licencias tienen la responsabilidad de no limitarse a conocer a sus clientes a nivel superficial, sino de profundizar en la comprensión de los entresijos financieros entrelazados con sus tratos profesionales. Con graves problemas como el blanqueo de dinero, las estafas hipotecarias y la usurpación de identidad, especialmente exacerbados durante la pandemia, incumbe a estos licenciatarios gestionar los riesgos en su práctica y mantenerse en alerta máxima.
La evolución hacia un protocolo de autenticación más estricto en el ámbito de la verificación virtual es emblemática de las actuales medidas provinciales de salud y seguridad. Esto no sólo subraya las tres técnicas alternativas disponibles para la verificación de la identidad del cliente en ausencia, sino que también se alinea con las directrices de la Ordenanza 7.1 que insta a garantizar la autenticidad, validez y actualidad de todos los documentos de verificación.
A la luz de la normativa que entrará en vigor el 1 de enero de 2024, los titulares de licencias que empleen videoconferencias u otras plataformas de comunicación virtual para la verificación de la identidad estarán obligados a autenticar el documento de identificación con fotografía expedido por el gobierno. Una mera inspección visual de la persona y su identificación a través de medios virtuales ya no será suficiente.
Guía paso a paso para la verificación virtual de la identidad del cliente
Paso 1: Autenticación del documento de identidad
Para garantizar la autenticidad, es decir, que el documento es auténtico y no ha sido manipulado, la LSO exige lo siguiente:
- Obtener del individuo un escaneo digital de su DNI utilizando la cámara integrada en su smartphone o cualquier dispositivo electrónico al que tenga acceso.
- Uso de la tecnología para evaluar el documento de identidad escaneado contra:
- Rasgos reconocibles de las identificaciones auténticas, como el tamaño, la textura, la colocación de los caracteres, las letras elevadas, los formatos establecidos y los esquemas de diseño.
- Componentes de seguridad establecidos como hologramas, códigos de barras, bandas magnéticas, marcas de agua y microchips electrónicos incorporados.
- Marcas y símbolos distintivos, por ejemplo, logotipos.
Paso 2: Validación posterior a la autenticación y mantenimiento de registros
Una vez autenticado el documento de identidad, los titulares tienen que hacer una de las siguientes cosas:
- Confirmar doblemente la validez: Esto se hace yuxtaponiendo la representación visual de la persona durante un encuentro virtual con la foto y el nombre inscritos en el documento de identidad autenticado; o bien
- Validación biométrica: Se pide a los ciudadanos que se hagan una nueva foto con su dispositivo electrónico. A continuación, se utilizan tecnologías biométricas avanzadas, como el reconocimiento facial, para comparar esta imagen con la del documento de identidad. Simultáneamente, se comparan los nombres que figuran en el documento de identidad y los facilitados por la persona.
Para mantener la integridad del proceso de verificación es necesario llevar un registro meticuloso. Los titulares de licencias deben registrar información clave como la fecha aplicable, la estrategia de verificación elegida, los pasos seguidos diligentemente a lo largo del proceso y los esfuerzos realizados para establecer la autenticidad, validez y actualidad del documento de identidad con fotografía.
Criterios de selección de proveedores
El LSO no respalda a proveedores específicos, pero requiere su tecnología para evaluar adecuadamente las características de identificación y los elementos de seguridad, tal y como se indica en el paso 1. A la hora de elegir un proveedor, tenga en cuenta:
- Datos financieros: Profundice en las estructuras de costes, incluidos los gastos de suscripción, las inversiones iniciales y los compromisos anuales.
- Implantación: Evalúe el proceso de configuración del proveedor. Algunos pueden requerir integraciones complejas, otros son más plug-and-play.
- Experiencia del usuario: Las herramientas deben ser fáciles de usar tanto para el personal como para los clientes.
- Seguridad: Dar prioridad a una sólida protección y residencia de los datos.
- Biometría: Compruebe si el proveedor ofrece métodos avanzados de verificación biométrica que garanticen la autenticidad tanto de la identificación como del titular.
- Mantenimiento de registros: Elija proveedores con registros de auditoría exhaustivos que incluyan todos los metadatos necesarios.
- Integraciones: Si es necesario, compruebe lo bien que se integran las herramientas del vendedor con los sistemas existentes, como la transmisión de la propiedad y la firma electrónica.
