À compter du 1er janvier 2024, le Barreau de l'Ontario mettra en œuvre de nouvelles lignes directrices qui remodèleront le paysage de la vérification virtuelle de l'identité des clients. Cet article vise à fournir une compréhension globale de ces changements transformateurs et propose un guide pour vous aider à faire un choix éclairé lorsque vous vous associez à un fournisseur pour les besoins de votre organisation. Pour poser les bases, il est essentiel de replacer le débat sur la vérification virtuelle de l'identité des clients dans le cadre plus large des procédures de vérification de l'identité des clients.
Aperçu des méthodes de vérification de l'identité des clients
Le règlement 7.1 de l'OLS définit quatre méthodes essentielles permettant aux titulaires de licence de vérifier l'identité de leurs clients :
1. Vérification en personne : Les titulaires de licence qui optent pour une vérification en personne à l'aide d'une pièce d'identité avec photo délivrée par l'État doivent examiner rigoureusement la pièce d'identité pour s'assurer qu'elle répond aux critères d'authenticité, qu'elle conserve sa validité et qu'elle est toujours d'actualité.
2. Techniques de vérification virtuelle :
(a) Méthode du dossier de crédit: Les titulaires de licence peuvent consulter le dossier de crédit d'une personne se trouvant sur le territoire canadien. Ce dossier doit non seulement exister depuis au moins trois ans, mais aussi correspondre au nom, à la date de naissance et à l'adresse de la personne.
(b) La méthode du double processus: Dans ce cas, le titulaire de l'autorisation peut consolider son identité en puisant dans deux sources d'information distinctes :
(i) une source fiable projetant le nom de la personne et son adresse résidentielle
(ii) une autre source digne de confiance révélant le nom de l'individu associé à sa date de naissance
(iii) ou toute information permettant de vérifier le nom de la personne et de confirmer son affiliation à une institution financière, qu'il s'agisse d'un compte de dépôt, d'une carte de crédit ou d'autres formes de comptes de prêt.
(c) Vérification par un agent: Les titulaires de licence ne sont pas limités à la vérification personnelle ; ils peuvent élargir leur champ d'action en faisant appel à un agent. Toutefois, cela nécessite un accord écrit entre le titulaire de la licence et l'agent. Le titulaire de la licence doit être convaincu que l'agent a rempli toutes les conditions de vérification et que les données obtenues sont à la fois valides et à jour.
(d) Vérification virtuelle fondée sur l'authentification: Il s'agit de tirer parti des solutions technologiques de pointe en matière d'identité en authentifiant les documents d'identité du client.
Cet article porte sur la sélection d'un fournisseur pour votre processus de vérification virtuelle basé sur l'authentification.
Histoire : Le cheminement vers les protocoles actuels de vérification virtuelle
La première vague de vérification virtuelle, qui n'exigeait pas l'authentification de documents d'identité, a trouvé son origine dans la réaction rapide de l'Office des langues officielles de l'Union européenne (LSO) au COVID-19.
Les licenciés ont la responsabilité de ne pas se contenter de connaître leur client en surface, mais d'approfondir la compréhension des subtilités financières liées à leurs relations professionnelles. Face à des problèmes graves comme le blanchiment d'argent, les escroqueries hypothécaires et l'usurpation d'identité, particulièrement exacerbés pendant la pandémie, il incombe à ces licenciés de gérer les risques dans leur pratique et de rester en état d'alerte.
L'évolution vers un protocole d'authentification plus rigoureux dans le domaine de la vérification virtuelle est emblématique des mesures provinciales actuelles en matière de santé et de sécurité. Cela souligne non seulement les trois techniques alternatives disponibles pour la vérification de l'identité des clients in absentia, mais s'aligne également sur les directives du règlement 7.1 qui demande d'assurer l'authenticité, la validité et l'actualité de tous les documents de vérification.
À la lumière des règlements qui entreront en vigueur le 1er janvier 2024, les titulaires de permis qui utilisent la vidéoconférence ou d'autres plateformes de communication virtuelle pour la vérification de l'identité seront tenus d'authentifier le document d'identification avec photo délivré par le gouvernement. Une simple inspection visuelle de la personne et de son identification via des supports virtuels ne sera plus suffisante.
Guide pratique de la vérification virtuelle de l'identité du client
Étape 1 : Authentification du document d'identité
Afin de garantir l'authenticité, c'est-à-dire que le document est authentique et non falsifié, l'OLS impose ce qui suit :
- Obtenir de la personne un scan numérique de sa carte d'identité à l'aide de l'appareil photo intégré à son smartphone ou à tout autre appareil électronique auquel elle a accès.
- Utilisation de la technologie pour évaluer le document d'identité scanné par rapport à :
- Caractéristiques reconnaissables des identifiants authentiques, telles que la taille, la texture, l'emplacement des caractères, les lettres surélevées, les formats établis et les schémas de conception.
- Composants de sécurité établis tels que les hologrammes, les codes-barres, les bandes magnétiques, les filigranes et les micropuces électroniques intégrées.
- Marqueurs et symboles distinctifs, par exemple les logos.
Étape 2 : Validation post-authentification et archivage
Une fois la pièce d'identité authentifiée, les titulaires de licence doivent effectuer l'une des opérations suivantes :
- Confirmer doublement la validité: Cela se fait en juxtaposant la représentation visuelle de la personne lors d'une rencontre virtuelle avec la photo et le nom inscrits sur le document d'identité authentifié ; ou
- Validation biométrique : Les personnes sont invitées à prendre une nouvelle photo avec leur appareil électronique. Des technologies biométriques avancées, telles que la reconnaissance faciale, sont ensuite utilisées pour comparer cette image à celle qui figure sur la carte d'identité. Simultanément, les noms figurant sur la pièce d'identité et ceux fournis par la personne sont comparés.
Le maintien de l'intégrité du processus de vérification exige une tenue méticuleuse des registres. Les titulaires de licence doivent consigner des informations clés telles que la date d'entrée en vigueur, la stratégie de vérification choisie, les étapes suivies avec diligence tout au long du processus et les efforts déployés pour établir l'authenticité, la validité et l'actualité de la pièce d'identité avec photo.
Critères de sélection des fournisseurs
L'OLS ne soutient pas de fournisseurs spécifiques, mais exige leur technologie pour évaluer correctement les caractéristiques d'identification et les dispositifs de sécurité, comme indiqué à l'étape 1. Lors du choix d'un fournisseur, il convient de prendre en compte les éléments suivants
- Finances: Plongez dans les structures de coûts, y compris les frais d'abonnement, les investissements initiaux et les engagements annuels.
- Mise en œuvre : Évaluez le processus d'installation du fournisseur. Certains peuvent nécessiter des intégrations complexes, d'autres sont plus faciles à mettre en œuvre.
- Expérience de l'utilisateur : Les outils doivent être conviviaux pour le personnel et les clients.
- Sécurité: Donner la priorité à une protection solide des données et à la résidence des données.
- Biométrie : Vérifiez si le fournisseur propose des méthodes de vérification biométrique avancées, garantissant l'authenticité de l'identité et du titulaire.
- L'archivage : Choisissez des fournisseurs qui disposent de pistes d'audit approfondies et qui enregistrent toutes les métadonnées nécessaires.
- Intégrations : Si nécessaire, vérifiez dans quelle mesure les outils du vendeur s'intègrent aux systèmes existants tels que le transfert de propriété et les signatures électroniques.
